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數字檔案室建設解決方案
作者:怡魯 來源:怡魯科技 點擊: 發布日期: 2021-03-27 17:49
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   數字檔案室是信息化條件下檔案室的“升級版”,是管理機關檔案信息、聯結機關辦公自動化與數字檔案室建設的關鍵一環。建設符合國家和社會信息化發展要求的數字檔案室,有利于提高機關檔案工作水平,維護機關檔案信息的其實、完整、可用和安全,提升機關行政效率和公共服務能力: 有利于促進國家核心信息資源建設,實現信息資源總量增加、質量提高和結構優化,為數字檔案室的最終實現奠定基礎,以推動全國檔案信息化工作全面、健康、均衡發展。
   數字檔案室建設以《數字檔案室建設評價指標》,滿分為100分,包含組織建設5分,基礎設施建設15分,應用系統建設30分,數字檔案資源建設35分,保障體系建設15分,加分10分。
   本項目由國家檔案局組織測評80分以上(含加分)為通過數字檔案室評價,達到90分以上認定為“全國示范性數字檔案室”。
   2、建設原則
   數字檔案室建設應當遵循“資源為先,標準規范,整體推進,確保安全”的原則,統籌規劃,積極實施,務求實效。
   1)資源為先。資源建設是數字檔案室建設的根本。數字檔案室應堅持“資源為王”,著眼于數字檔案資源建設,著重于非數字檔案的數字化和數字檔案的及時、完整、有效歸檔,規劃設計以最大限度保證數字檔案資源建設質量為根本出發點。數字檔案室的建設應該有助于保障數字檔案資源的齊全、完整,有利于數字檔案資源的有效管理和方便利用。
   2)標準規范。數字檔案室建設應統籌協調文件管理與檔案管理、業務工作與檔案工作、檔案室與綜合檔案館之間關系,嚴格遵循既有標準和規范進行系統設計、建設,實現文檔一體、館室一體。
   3)整體推進。應將數字檔案室建設與機關電子政務和信息化建設密切結合起來,統籌考慮數字檔案室系統功能、文件格式要求等因素,整體推進數字檔案室實施方案。
   4)確保安全。數字檔案室建設應建立健全安全管理制度,按照信息安全等級保護和分級保護要求采取安全保障技術方法,配備必要的軟硬件設施,完善災難恢復應急機制,確保數字檔案室建設和運行的安全。
   2.2 建設內容
   數字檔案室建設是一項系統工程,包括基礎設施建設、應用系統建設、數字檔案資源建設、保障體系建設,需要機關檔案部門、信息化部門、業務部門和保密部門共同參與實施。主要包括:
   l)按照數字檔案室基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求,建設適應未來一定時期數字檔案資源管理要求、滿足數字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。除信息安全和管理方便因素之外,鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設。
   2)開發或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的數字檔案室應用系統,實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。
   3)嚴格遵循標準規范,全面進行傳統載體檔案數字化轉換,積極推進電子文件歸檔和電子檔案管理,全面推進數字檔案資源建設。應用先進技術和手段,保證數字檔案資源真實、完整、可用和安全,滿足各類用戶共享需求。
   4)根據數字檔案室建設要求,修訂完善檔案工作流程、文件材料以及聲像(照片、錄音、錄像)電子文件歸檔范圍和保管期限表,以及適合電子檔案管理、利用、安全保障、應急處置等各項規章制度,明確要求和權限,確保數字檔案資源的規范管理,保證數字檔案室運行順暢。
   5)加大人才建設力度,通過培訓或引進人才,為數字檔案室的建設和運行儲備既通曉信息技術,又精通信息資源管理、知識管理的人才。
   3 基礎設施建設
   為確保數字檔案資源的安全管理和有效利用,應依托機關信息化建設成果,建設相對獨立且穩定、兼容的,能夠滿足數字檔案資源管理和機關共享利用需求的數字檔案室基礎設施,主要包括網絡基礎設施、系統硬件、基礎軟件、安全保障系統、終端及輔助設備等五個部分?;A設施應盡量采用國產產品,尤其是具有自主知識產權的國有品牌產品。用于支撐涉密數字檔案資源管理的基礎設施建設,應符合國家有關保密工作的規定。
   3.1 網絡基礎設施
   數字檔案室網絡基礎設施是機關整體網絡基礎設施的有機組成部分,應統籌規劃、設計和建設。一般情況下,應將數字檔案室網絡管理中心設于機關中心機房。機關中心機房應具備防雷、防靜電、防磁、防火、防水、防盜、穩壓、恒溫、恒濕等基本管理條件,有條件的單位應建設符合《電子信息系統機房設計規范》(GB 50174-2008)要求的B級機房。中心機房、網絡綜合布線的配置,要充分考慮各類電子文件采集、歸檔和數字檔案資源安全管理、移交等工作要求。應為數字檔案室配備足夠數量的內部局域網、政務外網和政務內網網絡信息點,網絡性能應能適應圖像、音頻、視頻等各類數據的傳輸、利用要求。


   3.2 系統硬件
   3.2.1 服務器
   專業服務器是數字檔案室必備的基礎設施。服務器性能和數量的配置,應能滿足數字檔案室應用系統以及數據庫、中間件、全文檢索、備份、防病毒等基礎軟件的部署和安全高效運行的需求,并適當冗余、可擴展。
   3.2.2 存儲與備份
   為滿足各門類電子檔案和傳統載體檔案數字副本的存儲、利用和備份要求,應為數字檔案室配備先進、高效和穩定的磁盤陣列作為數字檔案資源在線存儲設備。根據機關制定的數字檔案資源保存策略,確定近線或離線備份系統的配置,近線備份應選擇磁帶庫或虛擬帶庫及相應的備份軟件,離線備份可選擇光盤、移動硬盤等脫機存儲介質以及相應的備份、檢測設備。
   3.3 基礎軟件
   為確保各門類電子檔案及其元數據的準確和及時采集、捕獲、保存,提供便捷、有效的數字檔案資源利用,應結合數字檔案室應用系統開發或運行需要,為數字檔案室配備必要的正版基礎軟件,包括數據庫管理系統、網絡操作系統、中間件、全文檢索、光學字符識別(OCR)等軟件。應選用主流數據庫管理系統,如關系型數據庫,其性能應能支持本單位今后較長一個時期數字檔案資源管理的需要。
   3.4 安全保障系統
   應結合實際,參照信息系統安全等級保護有關要求,從多層面為數字檔案室應用系統建立安全保障體系。涉密數字檔案室應用系統必須按照國家有關涉密信息系統分級保護的規定執行。
   3.4.1 應建立數字檔案室應用系統的三員管理制度,明確系統管理員、安全管理員和安全審計員職責,并貫徹落實。
   3.4.2 應結合三員管理制度,為數字檔案室應用系統設計、實施完善的用戶權限配置和管理功能,為數字檔案資源的安全存儲、管理提供保障。
   3.4.3 應為數字檔案室的應用系統配備正版殺毒軟件。如有必要,應有選擇地配備防火墻、用戶認證、數字簽名、移動存儲介質管理軟件、業務審計軟件等安全管理工具。
   3.5 終端及輔助設備
   應結合工作需要,為數字檔案室應用系統配備專用終端計算機、掃描儀、數碼照相機、打印機等終端設備,以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質等輔助設備。
   4 應用系統建設
   數字檔案室應用系統建設應基于開放檔案信息系統參考模型(ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system (OAIS) -Reference model)設計功能架構,應能集成管理各門類數字檔案資源,具備收集、元數據捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數字簽名、檢索、利用、鑒定、統計、處置、格式轉換、命名、移交、審計、備份、災難恢復、用戶管理、權限管理等基本功能,為電子檔案的真實、完整、可用和安全提供首要保障,并達到靈活擴展、簡單易用的基本要求。其具體功能需求可參見《電子文件管理系統通用功能要求》(GB/T 29194-2012)。
   5 數字檔案資源建設
   數字檔案室的數字檔案資源應包含文書、聲像(照片、錄音、錄像)、科技、專業等各門類電子檔案、傳統載體檔案數字副本和數字資料等,若條件成熟,公務電子郵件、網頁等門類的電子檔案也應作為數字檔案資源建設內容。

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