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紙質檔案數字化加工解決方案
作者:怡魯 來源:怡魯科技 點擊: 發布日期: 2021-03-27 17:32
1 解決方案 1
1.1 檔案技術服務需求分析 3
1.2 檔案技術服務重點與難點分析 5
1.3 檔案整理技術方案 11
1.4 破損檔案修復方案 66
1.5 錄音錄像檔案數字化技術方案 71
1.1 檔案信息化設備方案 82
1.2 數字化加工流程方案 86
1.3 檔案技術服務管理制度 93
1.4 檔案技術服務管理方案 136
1.5 檔案技術服務質量保障方案 153
1.6 檔案技術服務安全保密方案 177
1.8 檔案技術服務人員方案 206
1.9 檔案技術服務設備方案 211
1.10 檔案技術服務施工方案 229
2 專業技術能力 237
2.1 智慧檔案信息系統 237
2.2 檔案數字化質量與流程管控系統 252

節選:
  檔案數字化加工流程主要包括檔案清點、檔案整理和修復、目錄建庫、數據著錄及校對、檔案掃描、圖像處理、圖像質檢、案卷分件、OCR識別著錄與對應檢查、雙層PDF文檔制作、批量掛接校對、檔案裝訂還原、還卷入庫、數據備份等主要加工環節。下面將從數字化加工流程從流程控制方式、各環節的工作內容、遵循的質量標準、質量保證措施及技術組織實施等幾方面進行進一步的描述。
  1、檔案交接流程
  將檔案從檔案庫房的排、架上,按檔案分類順序填單、下架、清點、排列,粘貼條形碼,裝入有編號的檔案箱內,形成檔案下架清單,清楚記錄檔案號和箱號。保證加工過程中檔案不離箱,同時做到檔案防水、防壓、運輸安全,減少檔案的破損和丟失。
  對接收的檔案按分類形成其電子/紙質目錄,根據需要清點到盒(卷),不出現漏登記或重復登記。由用戶單位和加工方專人在出庫移交清單上簽字確認。
  對下架接收的檔案資料進行兩人以上交叉核對、檢查,與用戶提供的電子/紙質的接收清單在加工方的生產加工管理軟件檔案接收模塊中進行比對,如有錯誤之處立即核查更正,并打印出勘誤表請用戶方確認后再進行檔案整理等工作。
  加工方考慮到用戶方提供的加工場地空間有限,采用定期分批接收,以便節省空間并可以保證加工現場加工工作的有序進行。
  2、掃描前整理流程
  檔案清點:根據用戶單位的檔案資料分類對檔案進行整理,排序編號,核對檔案的資料順序和記錄檔案的物理狀況(紙張狀況、照片頁、圖表頁),包括資料的缺、殘、漏、損、重、頁碼混亂等狀況,建立電子/紙質檔案資料分類接收清單和出庫登記本。
  登記涉密檔案,按要求整理退回。
  編頁碼原則:以卷為掃描最小文件夾單位,每卷按頁編頁碼。即對每個需要掃描頁以每卷文件為單位,頁碼都是從“1”開始,依次編碼,頁碼寫于每頁文件的正面的右下角,反面的左下角。確保頁碼位置統一、整齊。此工序可保證加工中檔案順序一致,并方便質檢人員質檢圖像及保證檔案原件完整歸還。
  檔案拆分原則:在數字化加工全流程中,為避免檔案的錯、亂、丟、毀,檔案盒內的資料不離盒,不進行詳細的拆分和組包。檔案隨盒、盒隨工序進行數字化加工。每道加工工序結束后,將檔案放回原盒原位,始終保持檔案物理位置和邏輯位置的原版原貌。
  對檔案進行拆分整理,清除檔案資料中的金屬物,避免掃描時金屬物損壞掃描儀。拆分后按原順序放回盒內,保證分類檔案不離盒,以免造成資料混亂。
  3、檔案掃描流程
  檔案經過整理人員整理完畢后,填寫任務單移交給掃描人員。掃描人員輸入“工號”和“密碼”登陸到數字化加工系統的掃描模塊。登錄:掃描人員進入數字化加工系統的掃描模塊,輸入“工號”和“密碼”進入掃描操作狀態,根據整理時標記出檔案的具體情況,選擇掃描儀及調整各項掃描參數。
  打開軟件生成的電子版掃描任務單,核對掃描檔案的檔案編號等信息,核對無誤后開始對該檔案進行掃描。掃描時按照掃描頁頁碼的順序對檔案資料進行掃描,為保證檔案影像文件的掃描質量,根據掃描件實際情況選擇彩色掃描方式,調整分辨率為300dpi。
  掃描形成的圖像文件上傳到服務器中,文件采用黑白、灰度或彩色掃描,分辨率采用300dqi,存儲為JPEG標準格式,壓縮方式采用JPEG壓縮格式。掃描完成的圖像為單頁JPEG文件,以目錄數據庫內該文件檔號為據對掃描圖像建立相應文件夾,并對文件夾內圖像文件按要求按檔號/分類號進行命名。
  4、圖像處理流程
  為確保每一幅掃描圖像的清晰、不失真,采用自行研發的圖像處理“軟件怡魯檔案數字化流程與質量管控系統”圖處模塊進行加工處理。對掃描后形成的圖像通過計算機自動處理和人工處理進行逐頁糾偏、去黑邊、掃描精度、對比度、亮度調節、影像的替換、插入、刪除、圖像拼接、裁邊處理、統一版面大小、排列順序調整等處理。應避免重張、傾斜、模糊等圖像質量問題。
  對于掃描過程中出現切字,掃飄,掃描不完整不清晰等無法通過圖處解決的問題,由圖處人員按流程打回責任人,重新掃描。
  對于不同的圖像狀況,分別采用如下方式進行圖像處理:
  圖像歪斜:采用自動糾偏,或手動糾偏功能。
  黑邊白邊:采用自動裁剪功或手工裁剪能。
  圖像偏度不得大于1度,以達到視覺上基本不感覺偏斜為準。
  大幅面檔案進行分區掃描的圖像進行圖像拼接,拼接處信息要完整,不能缺少任何信息,以保證圖像的整體性。
  對方向不正確的圖像應時行旋轉還原,以符合閱讀習慣。
  圖像處理應遵循盡量展現檔案原版原貌的原則。重點處理掃描過程中產生的不屬于檔案頁面原有的內容。對于檔案自身原有的污痕或線條,處理方法按照國家最新標準執行。
  5、圖像質檢流程
  質檢崗位的專業質檢員采用質檢模塊對掃描完成后檔案電子目錄和圖像進行逐盒逐件逐頁的檢查,并根據情況對圖像進行提交或者打回操作。
  質檢管理模塊只用于圖像提交或打回操作,本身不做任何圖像處理。
  采用自行研發質檢模塊檢查掃描圖像數據信息的完整性。此軟件主要用來檢查圖像文件在局域網中傳輸時可能會出現數據丟包現象,以及圖像文件是否完整,是否合格。如不合格,打回圖處環節進行重新處理。如有漏掃錯掃現象,則整卷打回掃描環節進行重掃。
  質檢崗位只采用看圖技術,不進行圖像處理,未質檢圖像無法提交上傳,從而保證圖像百分之百掛接正確率及百分之百圖像合格率。
  掃描資料的檢查:按照掃描頁登記頁碼的順序對掃描所形成的影像文件進行檢查,不能有漏掃、重掃或錯序。
  清晰度檢查:影像文件的清晰度應最大限度地接近(等同于)掃描原件,掃描內容要完整,畫面要端正。檢查經過優化處理的影像是否符合要求。
  圖處不合格的圖像打回重新處理,掃描不合格數據,打回重新掃描,直至圖像清晰質量優秀。
  6、看圖著錄與對應檢查
  案卷分件之后,進入看圖著錄與對應檢查流程。軟件系統中對應模塊為對應檢查模塊。
  系統目錄數據采用三種方式采集:1、對卷著錄;2、批量導入;3、看圖識別著錄。
  為不影響檔案掃描以及檔案還卷工作,系統開發了看圖著錄功能,可以根據掃描的案卷封面、卷內文件目錄以及檔案掃描件本身,進行OCR自動識別著錄。無需再去翻閱檔案原件。
  通過OCR自動識別著錄著錄與對應檢查流程,可以大大避免電子圖像和目錄著錄過程中的人為誤讀、誤錄、漏錄和掛接中誤掛漏掛等錯誤,通過在線方式的目錄與原文的比對,可迅速標識出可能發生錯誤的錄入項目,大大提高校對速度和效率。對應檢查工作同時包含錄入校對,掃描復檢工作。
  7、雙層PDF制作流程
  掃描數據通過質檢與對應檢查無誤之后,需進行雙層PDF文檔制作。公司采用專業的OCR識別程序與PDF制作工具,進行雙層PDF批量制作。生成按檔號名稱命名的雙層PDF文檔。該流程由軟件程序自動完成,制作過程中,將有專人值守監控,并隨時檢查已完成數據的合成質量。
  8、數據掛接流程
  檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫,通過質檢環節確認為“合格”后,通過網絡及時加載到數據服務器端匯總。通過我公司軟件程序,可實現目錄數據對相關聯的數字圖像的自動搜索?! ?/div>
 

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