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數字檔案館建設解決方案
作者:怡魯 來源:怡魯科技 點擊: 發布日期: 2021-04-06 19:28
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  數字檔案館是指各級各類檔案館為造應信息社會日益增長的對檔案信息資源管理、利用需求,運用現代信息技術對數字檔案信息進行采集、加工、存儲、管理,并通過各種網絡平臺提供公共檔案信息服務和共享利用的檔案信息集成管理系統。數字檔案館建設是一項系統工程,需要經過調研、立項、論證、軟件開發、平臺構建、資源準備、系統試運行、項目驗收、運行維護等諸多環節;需要各業務部門、檔案管理部門以及其他相關單位的共同參與,是一項長期的工作任務。
  數字檔案館建設應當遵照“統籌規劃、循序漸進,項目帶動、重點突破,需求導向、保證安全,合理適用、穩步實施”的原則,積極推進,務求實效。
  統籌規劃、循序漸進。應當根據各級政府電子政務建設整體框架和基木要求,及時將數字檔案館建設與區域電子政務和信息化建設相銜接,綜合考慮自身信息化發展水平、技術力量、資源規模、基礎工作水平、資金投入等因素,確定總體布局和實施步驟。
  項目帶動、重點突破。實施項目帶動戰略,支撐和帶動數字檔案館整體建設和發展。將數字檔案館建設分成若干子項目,以項目帶動數字檔案館建設及推進各項工作的開展,有利于獲得黨委政府和有關部門的重視和投入,有利于集中人力物力有針對性地重點解決數字檔案館建設中的核心問題。
  需求導向、保證安全。數字檔案館建設應以需求為導向,著眼于黨政機關、社會公眾在線利用數字檔案信息資源的需求,推動檔案信息資源的共享。應當按照信息安全等級保護的要求,采取相應的安全保障技術方法,配備必要的軟硬件設施,建立健全安全管理制度,完善災難恢復服務機制,確保數字檔案館建設和運行的安全。
  合理適用、穩步實施。要重視前期調研,進行可行性研究,結合本部門業務工作實際,提出創新性高、應用性強的功能需求,以確保系統開發和項目建設的合理性、適用性。在項目實施過程中,檔案部門的業務人員應全程參與,及時研究和發現問題,糾正偏差。重大項目應當按照信息系統建設規范要求引入監理機制,對項目質量、進度、投資、安全等方面進行全程監理。
  數字檔案館建設的目標是:緊緊依靠國家和當地信息化基礎設施建設環境,充分利用各種政務網平臺、公眾網平臺以及各類網絡資源,以先進的信息技術為手段,集成建設適應本部門本單位一定時期內數字檔案管理需要的網絡平臺,開發應用符合功能要求的管理系統,推動館藏檔案資源數字化、增量檔案電子化,逐步實現對數字檔案信息資源的網絡化管理以及分層次多渠道提供檔案信息資源利用和社會共享服務。
  其中,數字檔案信息資源建設、提供檔案信息利用和社會共享服務,是一項長期任務,應分階段推進,有步驟實現。
  數字檔案館總體建設內容主要包括:
 ?。?)按照數字檔案館基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求,集成建設適應館藏檔案基礎數據和今后一定時期內數字檔案增長規模的數據管理、滿足數字檔案館各項管理與服務需求的基礎設施。
 ?。?)開發或應用具備“收集、管理、存儲、利用”等功能要求的數字檔案管理系統,實現檔案管理各業務環節的自動化、網絡化。
 ?。?)全面推進館藏數字檔案基礎數據庫建設,優先建立館藏檔案的文件級目錄數據庫,逐步進行傳統載體檔案的數字化轉換,積極推進電子文件的接收和管理,建立各類數字檔案資源庫群。
 ?。?)應用先進技術和相關管理手段,保證數字檔案信息資源的可靠可信和長期可用,減少數字檔案對軟硬件的依賴性,從而使數字檔案具備傳統檔案所具有的原始性、憑證性和長期可讀性。
 ?。?)運用多種技術手段,針對不同利用對象,通過不同渠道,實現檔案信息資源分層共享,方便、快捷滿足各類用戶利用需求。
 ?。?)配套建設數字檔案館保障體系,確保數字檔案館系統安全和數字檔案信息安全。
  數字檔案館建設一般分項目規劃與立項、項目招投標、項目實施、運行維護等幾個步驟進行。
 ?。?)項目規劃與立項
  根據社會信息化和檔案事業發展需要,研究提出數字檔案館建設項目。成立由檔案館主要領導、信息化人員、相關技術人員、檔案管理人員等參加的項目籌備小組,對本地區信息化現狀和國內外數字檔案館建設現狀等,特別是各立檔單位產生電子文件狀況、黨委政府各部門和公眾對檔案利用需求情況進行充分調研,研究提出項目可行性報告,向當地主管部門提出數字檔案館立項申請。在與相關主管部門充分溝通后,由主管部門組織專家對項目可行性報告進行論證。
 ?。?)項目招投標
  項目經立項批準后,應按照國家有關項目管理規定進行招標或邀標工作。充分征求檔案館各業務部門、相關專家的意見,對數字檔案館的功能需求進行細化,形成功能需求方案。功能需求方案應既符合檔案管理的實際需要,又便于計算機編程人員理解,能夠在系統開發中實現。
 ?。?)項目實施
  按照數字檔案館建設目標、總體內容和項目可行性研究報告立項批復的要求,制訂詳細的項目建設實施方案,明確項目建設的內容、進度和時間安排,有計劃地推進系統開發與調試、軟硬件集成、項目試運行與驗收等項目實施工作。項目建設中應當加強項目監理,確保項目建設的進度和質量。
 ?。?)運行維護
  項目驗收后,應適時調整、明確數字檔案館各功能模塊的管理職責,加強應用培訓,建立數字檔案館業務工作與技術工作相互銜接、相互配合,以業務管理工作為主線、以技術保障工作為支撐的管理機制。要重視人才培養,形成以檔案館人才自主管理為主體,社會外包服務保障為依托運行與維護體系。
 
 
 

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