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文書檔案目錄著錄規范與注意事項
作者:怡魯 來源:怡魯科技 點擊: 發布日期: 2021-03-27 19:31
  一、責任者
  1、責任者是發布文件的單位,每一件檔案都有責任者,責任者不可為空。如果檔案上沒有明確標示責任者,則根據文中內容進行判斷并錄入。
  2、責任者須錄入單位全稱或者準確簡稱,例如:山東省糧食局辦公室,不能簡單錄成“辦公室”或者“局辦公室”或者“局辦”。
  3、責任者有多個時,責任者之間以“;”號相隔。個人責任者一般只錄姓名,必要時在姓名后著錄職務、職稱并加“()”號。機關團體責任者必須著錄全稱或通用簡稱。
  二、文件編號
  1、文件編號的準確格式是:某某發[2012]12號,注意中括號用半角,不能錄成“【】”,也不能錄成小括號。
  2、文件編號一般照原文著錄。有多個文件編號的,著錄主辦機關的文件編號。文件編號的括號一律用“[]”著錄;
  3、從前收工抄寫的目錄,文件編號大多數不準確的簡寫,例如簡單寫成“某發1號”遇到類似情況,必須到正文中校對,錄入準確文件編號。
  三、題名
  1、題名中的書名號與引號不能漏掉,必須與正式題名相同。
  2、題名應根據檔案原文錄入,有副題名原文照錄于正題名后。沒有題名,依據內容擬寫題名,并加“[]”號。題名不能揭示內容時,如只是“通告”或者“合同”等字樣,原題名照錄,并根據其內容另擬題名附后,另擬題名部分加“[]”號。文件中涉及多個單位名稱或人名沒有在標題中全部反映時,應將涉及單位名稱或人名附于標題后,并加“[]”號,名字間以“;”號相隔。
  3、人名地名錄入必須準確,必須與正文中的字樣完全相同。
  四、時間(包括案卷目錄中的起始時間與終止時間)
  1、文件形成時間。一般公私文書、信札為發文時間。決議、決定、命令、法令、規程、規范、標準、條例等法規性文件為通過或發布時間。條約、合同、協議為簽署時間。
  2、時間采用專門的檔案日期格式,格式樣例:“20130518”
  3、如果檔案本身沒有標注時間,則根據前后檔案判斷所在年度,以年度加零補齊。例如:2013年檔案,時間寫做“20130000”.
  五、案卷號
  案卷號一般為四位,不足四位用零補齊,例如:0001
  六、密級
  密級一般分為絕密、機密、秘密三項,如果檔案上標注了密級,就需要錄入目錄中。案卷的密級為卷內文件涉密的最高密級。
  七、其他
  1、必錄項:全宗號、年度,保管期限、目錄號、案卷號等。這幾項不能漏。
  2、一件檔案中如有批復、來文以及其他附件內容,則只錄入第一份正文信息,其他附件以及相關文檔不在目錄中體現。整理檔案的時候,把批復放在正文前面,即批復在前。

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